Campusmanagementsystem

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An der HTW Berlin wird ein neues Campusmangamentsystem eingeführt. Nach und nach werden die bisherigen Hochschulinformationssysteme ausgetauscht, da die bestehenden Systeme abgekündigt und damit auch nicht mehr aktualisiert werden.

Die neuen Systeme basieren auf den HISinOne-Lösungen der HIS eG. Da sowohl die Software als auch die Arbeitsabläufe auf die spezifischen Anforderungen der Hochschule zugeschnitten werden müssen, zieht sich der Austausch der Systeme über einen längeren Zeitraum hin. Die Vision der Einführung von HISinOne ist es, eine intelligente, benutzerfreundliche und effiziente Plattform zu schaffen, die die gesamte Verwaltung des Studierendenlebens vereinfacht, die Kommunikation verbessert und Hochschulen auf die digitale Zukunft vorbereitet. Die Einführung soll nicht nur die internen Verwaltungsprozesse optimieren, sondern auch das Studium und die Studienorganisation für Studierende deutlich vereinfachen.

Bewerbungs- und Zulassungsmanagement (APP)

Das Modul APP wird bereits seit mehreren Jahren erfolgreich für die Bewerbungs- und Zulassungsprozesse eingesetzt. Zum Sommersemester 2025 und Wintersemster 2025/26 wurden in Eigenleistung umfangreiche Aktualisierungen durchgeführt und neue Funktionalitäten implementiert. Im Laufe des Projektes wird es eine weitere APP-Optimierung in Zusammenarbeit mit der HIS eG geben.

Studierendenmanagement (STU)

STU ist das zweite Modul, das im Zuge der Umstellung eingeführt wird. Es umfasst die gesamte Verwaltung der Studierenden. In diesem Modul werden sämtliche studentischen Daten unserer Hochschule erfasst, verwaltet, angezeigt und archiviert. Studierende können nun ihre persönlichen Daten aktualisieren, die Rückmeldung vornehmen und Immatrikulationsbescheinigungen selbst erstellen. Darüber hinaus können Anträge auf Beurlaubung, Exmatrikulation und Ähnliches direkt im Portal gestellt werden. Zudem ist ein eigenes Buchhaltungssystem für die Abwicklung der studentischen Gebühren integriert.

Ein Bestandteil dieses Moduls ist zudem auch die Erstellung und Bereitstellung der amtlichen Studierendenstatistik unter Verwendung von HISinOne-BI (Business Intelligence).

Datenmigration (MIG)

Im Teilprojekt "Migration" (MIG) liegt der Schwerpunkt zunächst auf der Übertragung der Studierendendaten aus der bestehenden IT-Infrastruktur SOS-GX zu HISinOne. Diese Migration ist ein wesentlicher Bestandteil, um sicherzustellen, dass alle Studierendendaten nahtlos und vollständig in das neue HISinOne-STU-System integriert werden.

Anwendung im Student Life Cycle

Abbildung Student Life Cycle

Projektorganisation

Teilprojekte: Optimieren die Prozesse der Studienorganisation und lassen sie vom Software-Anbieter ins neue Campus-Management-System übertragen. Die unterschiedlichen Module von HISinOne werden sukzessiv in drei Teilprojekten umgesetzt: Bewerbungs- und Zulassungsmanagement (APP), Studierendenmanagement (STU), Studiengangsmanagement, Prüfungsmanagement und Veranstaltungsmanagement (EXA).

Steuerungsteam: Steuert das Projekt als Ganzes. Inklusive Review der Teilprojekt-Sitzungen, Identifikation von Ressourcenengpässen, Entscheidungsvorbereitungen und -vorlage für das Fachgremium. Das Steuerungsteam setzt sich zusammen aus dem Kanzler, allen Teilprojektleiter*innen, und den Dekanatsgeschäftsführer*innen und wechselnden Fachberater*innen.

Fachgremium: Trifft inhaltliche Entscheidungen und bestimmt die Auslegungen der jeweils relevanten Ordnungen. Es stellt eine Verbindung in die Fachbereiche dar, so dass eine indirekte Einbindung der Lehrplanung besteht. Das Fachgremium setzt sich zusammen aus den Dekanatsgeschäftsführer*innen, der Vizepräsidentin Lehre, Studium und Internationales, Leitung ASS, Leitung HRZ, Leitung HEQM und der technischen Projektleitung.

Auftraggeber des Projekts: Der Kanzler der HTW Berlin hat das Projekt initiiert und begleitet es auf strategischer Ebene.

Partner: Das Projekt wird zusammen mit der HIS eG durchgeführt. Die Software von HIS eG ist der Marktführer im Bereich Campusmanagementsystemen und wird von den meisten deutschen Hochschulen verwendet.

Die Leitung des Projektes übernimmt das Project Managament Office (PMO). Zur erfolgreichen Umsetzung und Zielerreichung werden viele Beteiligte in ihren jeweiligen Rollen aktiv beitragen.